Wskazać nań należy, że podstawowym dokumentem, wymaganym przez ustawodawcę, celem umożliwienia odliczenia podatku VAT naliczonego jest faktura.
Ustawodawca umożliwia jednak, w przypadku odbywania podróży służbowych czy to przez przedsiębiorcę czy jego pracowników, a organizowanych przez uprawnionych przewoźników, aby nie komplikować tej sytuacji domaganiem się od przewoźnika faktury, że bilety przewozowe tych przewoźników, potwierdzające odbycie podróży, zrównane są na prawach faktury.
Aby jednak tak się stało, ustawodawca wymaga aby taki dokument, spełniał pewne minimalne warunki.
I tak obecnie ustawodawca wymaga, że bilet za przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiany w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinien zawierać następujące dane:
- a) numer i datę wystawienia,
- b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
- c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- e) kwotę podatku,
- f) kwotę należności ogółem.
O ile więc bilet za przejazd autostradą, tak samo bilety podróżne na trasie powyżej 50 km., posiadać będą ww. dane, uprawniają one do dokonywania odliczenia podatku VAT z takiego dokumentu i nie trzeba występować do przewoźnika wówczas o żaden inny dokument ani o fakturę.
Powyższe, nie ma oczywiście zastosowania w przypadku międzynarodowego transportu osób świadczonego przez firmę zagraniczną (z tym że taką która nie ma w Polsce siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności). Wówczas to bowiem, taki zagraniczny przewoźnik jest podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia tego podatku w swoim kraju, a po stronie polskiego podatnika (nabywcy tej usługi), nie występuje obowiązek wykazania importu usług, co powoduje, że nie jest potrzebna ani faktura od przewoźnika, ani faktura wewnętrzna, można więc wówczas posługiwać się „rezerwacją biletu” wraz z kartą pokładową, na podstawie których księgowość wystawi dokument wewnętrzny i rozliczy wówczas taki wydatek jako koszt podatkowy.
Oczywiście, nie zapominamy, że musi to być podróż związana z prowadzoną działalnością gospodarczą pracodawcy.
Pewien kłopot, mogą mieć jedynie podatnicy rozliczający się wg PKPiR, gdyż rozporządzenie o jej prowadzeniu, nie wymienia tego typu dokumentów jako potwierdzających możliwość ich ewidencjonowania w PKPiR. W tym przypadku, zaleca się wydrukowanie ze strony przewoźnika dokumentu (biletu, faktury), lub rozliczenie takiego wydatku poprzez rozliczenie delegacji.
