Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakwaterowanie pracowników.
U pracownika powstaje z tego ww. tytułu przychód. Tak ustalony przychód, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego (co wynika z art. 21 ust. 1 pkt. 19 u.p.d.o.f.), do kwoty 500 zł miesięcznie, o ile zostaną spełnione poniższe dwa warunki:
miejsce zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz
pracownik taki nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów właśnie ze względu na zamiejscowość (art. 21 ust. 14 u.p.d.o.f.).
Oczywiście, należy mieć również na uwadze fakt, aby noclegi takich pracowników były w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami (art. 22 ust. 1 u.p.d.o.). W przypadku pracowników nie nastręcza to trudności interpretacyjnych.
Podpowiem, że od dnia 1 stycznia 2011 r. nie ma już zastrzeżenia, że zakwaterowanie ma następować w hotelach pracowniczych, bądź w miejscach zbiorowego zamieszkania. Może więc być to każde mieszkanie. Nie ma również znaczenia ilu pracowników będzie w nim mieszkać. Dopuszczalne jest także zamieszkanie jednego pracownika w wynajmowanym mieszkaniu.
Co do składkowania składami na ZUS tego typu świadczeń, to nie znajdujemy dla nich wyłączenia w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Konsekwencją tego jest fakt, że podlegają one ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu, jednak z pewnym wyjątkiem, o którym mowa poniżej.
Otóż o ile wykażemy, że zakwaterowanie pracowników to ich korzyść materialna, wynikająca z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu to wówczas nie będą podlegać oskładkowaniu.
Jak wynika, bowiem z treści §2 ust. 1 pkt. 26 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne, niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, nie stanowią podstawy wymiaru składek.
W interpretacji indywidualnej ZUS z dnia 8 stycznia 2015 r., (znak: WPI/ 200000/43/1492/20/2014) wskazuje się: “(…) aby korzyść materialna nie rodziła obowiązku opłacania składek to powinna zostać przyznana pracownikowi na mocy postanowień obowiązującego u pracodawcy układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a także przybrać formę niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi). W rezultacie pracownik powinien ponieść część kosztów zakupionej przez pracodawcę usługi, gdyż, jeżeli świadczenie zostanie przekazane przez pracodawcę nieodpłatnie to wskazana kwota będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu umowy o pracę. (…)”. Gdyby, więc pracownik częściowo finansował składkę na pakiet medyczny i prawo do tego świadczenia wynikało z obowiązującego w firmie układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, to część finansowana przez pracodawcę byłaby wyłączona z oskładkowania.
Należy, więc wprowadzić w regulaminie wynagradzania, czy też po prostu w formie stosowanego zarządzenia pracodawcy, informacje o odpłatność za zakwaterowanie: „Pracownikom nieprzybywającym w podróży służbowej oraz u których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, pracodawca zobowiązuje się zapewnić nocleg, z tym, że pracownik będzie ponosił częściowo odpłatność za tego typu świadczenie w kwocie 10 zł miesięcznie a pracodawca pozostałą kwotę”.
Wówczas wartość takiego świadczenia, jako różnicy pomiędzy odpłatnością a wartością świadczenia ponoszonego przez pracodawcę, nie będzie podlegała składkom ZUS, z uwagi na odpłatność (także w przypadku, gdy pracownik wyraził zgodę na potrącenie kwoty odpłatności z wynagrodzenia netto).
Dla podatku dochodowego nieopodatkowana będzie kwota 500 zł powiększona o odpłatność pracownika. Z kolei dla ZUS oskładkowana będzie kwota 10 zł (500 zł – 490zł)
Kończąc powyższe, wskazać należy, że nie stanowią również podstawy wymiaru składek, kwoty otrzymywane przez pracowników od pracodawcy, z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie – co wynika z §2 ust. 1 pkt. 14 ww. rozporządzenia.
Pamiętać równie należy, że składki na ubezpieczenia społeczne oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne, których podstawę wymiaru stanowi przychód korzystający ze zwolnienia od podatku (do 500 zł), nie podlegają odliczeniu odpowiednio od dochodu i podatku (art. 26 ust 1 pkt2 i art. 27b ust1 pkt. 1 updof).
