Bycie przedsiębiorcą oznacza bycie mobilnym. Jeśli jesteście pracownikami, z pewnością zauważyliście, że wasz szef bardzo często jeździ na spotkania z kontrahentami i więcej pracuje poza biurem niż w nim. Szef, jako przedsiębiorca, ma wiele obowiązków związanych z firmą. Część z nich wymaga przemieszczania się po mieście. Dlatego w firmach są samochody służbowe, które stanowią jeden z wielu kosztów. A co jeśli prowadzimy jednoosobową działalność, ale korzystamy z prywatnego samochodu?
Auto jako źródło kosztów
Nie ma wątpliwości, że samochód jest źródłem, które bez względu na to, czy jesteś przedsiębiorcą czy osobą fizyczną, lwiej części twoich wydatków. Ubezpieczenie samochodu, raty za kredyt lub leasing, paliwo, przeglądy techniczne, wizyty u mechanika kosztują, ale nie da się ich uniknąć.
Mając własną działalność gospodarczą i prowadząc firmę, która zatrudnia pracowników, najprościej jest zakupić auto służbowe. Oczywiście jeśli mamy na to pieniądze. Tutaj, podobnie jak w przypadku innych kosztów, zakup auta można odliczyć od podatku. Oczywiście trzeba udowodnić, że auto jest niezbędne w celach służbowych, ale to jest niezwykle proste, gdyż już samo pojechanie na spotkanie z klientem w jego siedzibie, jest wystarczającym powodem dla uznania ich za koszty poniesione w celu zabezpieczenia źródła środków finansowych.
Działa to tak samo jak rozliczanie za taksówki. Taksówkarz wioząc cię na spotkanie wystawia ci rachunek, na podstawie którego odliczasz podatek. Co jednak zrobić, gdy nie mamy pieniędzy na zakup lub leasing auta służbowego, ale musimy przemieszczać się po mieście i poza nim? Wielu przedsiębiorców korzysta wtedy z prywatnego samochodu. Czy zatem koszta wynikające z eksploatacji auta prywatnego można uznać za koszty firmowe?
Prywatny, ale firmowy
Dla zobrazowania lepiej sytuacji posłużmy się przykładem. Pan Kowalski prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Swoją pracę wykonuje w domu. Jednak wszystkie spotkania z klientami odbywają się w siedzibach kontrahentów. Pan Kowalski oferuje swoje usługi na terenie całej Polski, dlatego zdarza się, że musi skorzystać z samochodu, aby dostać się np. do innego miasta. Auto, którym się porusza, jest jego samochodem prywatnym, zakupionym na kilka lat przed rozpoczęciem działalności. Podróże służbowe stanowią dla pana Kowalskiego bardzo dużo obciążenie finansowe, ale nie wie, czy zakupioną w drodze do klienta benzynę może wrzucić w koszty. Co powinien zrobić?
Każdy przedsiębiorca, który korzysta z prywatnego samochodu w celach służbowych, powinien, tak samo jak w przypadku odliczania rachunków za czynsz czy za prąd, wydzielić odpowiednią część, która przypada na jego pracę. Np. droga do klienta i z powrotem wyniosła 100 kilometrów. Pan Kowalski miał za mało paliwa i musiał zatrzymać się na stacji benzynowej. Jednak dzięki temu tankowaniu, pojechał też na rodzinną wycieczkę objazdową, której długość wyniosła 300 kilometrów. Zatem w koszta firmowe pan Kowalski może wrzucić tylko wartość benzyny, która została spalona na odcinku 100 kilometrów w celu pojechania do klienta i powrotu – tłumaczą nasi doradcy z kognitariat.pl.
Ewidencja przebiegu pojazdu to podstawowy dokument, na podstawie którego możemy odliczać koszta służbowe, mimo posiadania prywatnego auta. Szczegółowe informacje na temat obowiązujących stawek znajdziemy w rozporządzeniu Ministerstwa Infrastruktury z 25 marca 2002 roku.
Wedle tego rozporządzenia rozliczanie kosztów następuje na podstawie tak zwanej kilometrówki czyli limitów, które uzyskuje się poprzez mnożenie liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za jeden kilometr. Dla samochodów osobowych limity uzależnione są również od pojemności silnika. W prowadzonej przez nas ewidencji muszą znaleźć się takie informacje jak:
- imię i nazwisko osoby, która użytkowała pojazd
- adres zamieszkania kierowcy
- numer rejestracyjny auta
- pojemność silnika
- data skorzystania z samochodu prywatnego
- cel podróży i opis (przyczyna, trasa, np. spotkanie z klientem, Warszawa-Kraków)
- liczba przejechanych kilometrów
- stawka za 1 kilometr przebiegu
- kwota, która powstała w wyniku przemnożenia stawki za 1km z liczbą przejechanych kilometrów
- podpis podatnika
