Kolejny rok za nami i ponownie, mamy wiele pytań w zakresie terminów przedawnienia zobowiązań podatkowych jak i terminów przechowywania dokumentacji z tym związanej. Powiem wprost, niestety nie jest to materia łatwa, z uwagi np. na możliwość wstrzymania upływu terminu przedawnienia przez organ podatkowy, jak i różne akty prawne tej materii dotyczące. Tym niemniej, postaram się w punktach to wyjaśnić, a co do zasady wygląda to tak:
Z upływem 5 lat – przedawniają się zobowiązania podatkowe, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa). Innymi słowy, dokumenty księgowo-podatkowe z 2010 r., należało przechowywać do końca 2016 r. i z końcem 2016 r., można je poddać utylizacji (patrz art. 74 ustawy o rachunkowości oraz art. 86 § 1 z uwagi na art. 70 § 1 Ordynacji).
Z upływem 5 lat – ulegają przedawnieniu zobowiązania składkowe do ZUS powstałe 1 stycznia 2012 i później, a termin ich przedawnienia, liczy się od dnia, w którym stały się wymagalne. Tym samym w tym przypadki dokumenty rozliczeniowe do ZUS z 2011 r.,należało przechowywać do końca 2016 r. (art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Z upływem 10-ciu lat – przedawniają się zobowiązania składkowe do ZUS powstałeprzed 1 stycznia 2012 r. Co ciekawe, nie dotyczy ów 10-cio letni okres przechowywania dokumentacji z tym związanej (dla samej dokumentacji obowiązuje ww. 5-letni okres jej przechowywania). Tym niemniej, zaleca się w tym przypadku, przechowywać dokumentacje10-lat, na wypadek sporu w zakresie zobowiązań składkowych powstałych przed 1 stycznia2012 r. (powyższe reguluje ustawa z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców).
3 lata – przechowujemy dokumenty zabezpieczające przedsiębiorcę przed roszczeniami pracowników (dotyczy to przede wszystkim: listy obecności, ewidencji dni urlopowych, kopi wydanych zaświadczeń o płacach i ich rejestru itd. (art. 291 §1 ustawy Kodeks pracy)
Powyższe, dotyczy przede wszystkim zobowiązań podatkowych i składowych wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej.
Poniżej kontynuując, przedstawiam zasady, jakie obowiązują w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej, pracowniczej w tym płacowej, i z tym związanego upływu okresu, do którego bezwzględnie nie wolno nam niszczyć tej dokumentacji i musimy ją przechowywać czasem i trwale a dotyczy to w szczególności takich dokumentów jak:
Trwałemu przechowywaniu – podlegają zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – (patrz art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Przez 50 lat – musimy przechowywać dokumentacje płacową oraz akta osobowe (listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których, następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Tym samy dotyczyć to może również umów zleceń o ile wykazujemy i naliczamy od nich składki emerytalne. Termin 50 lat, liczymy od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy (patrz art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).
10 lat – przechowujemy pozostałe dokumenty rozliczeniowe z ZUS np. ustalające wskaźnik korygujący składki na ubezpieczenie wypadkowe (o ile tylko jesteśmy zobligowani do sporządzania takich danych – a więc podatników, którzy zatrudniają, co najmniej 10-ciu i więcej pracowników lub innych ubezpieczonych, objętych ubezpieczeniem wypadkowym),licząc od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 31 ust 6 i 9 Ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych).
10 lat – przechowujemy faktury związane z nabyciem (lub wytworzeniem) nieruchomości i praw wieczystego użytkowania gruntów, zaliczonych do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, o wartości początkowej przekraczającej 15.000 zł, a związane jest to z okresem, w którym dokonujemy korekty VAT podatku naliczonego z uwagi na art. 91 ust. 2 ustawy o VAT.
Z kolei dokumenty dotyczące środków trwałych – na podstawie, których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym zakończono amortyzację. Dla przykładu, jeśli w 2005 r., zakupiono środek trwały i ostatnich odpisów amortyzacyjnych dokonano w 2011 r., to dokumenty, w zakresie tego środka trwałego (w tym dowód nabycia), należy przechowywać, co najmniej do końca 2017 r. Jak widać może to być jak w tym przykładzie nie 10 lat a 12 lat.
5 lat –przechowujemy wszystkie inne niż ww. dokumenty księgowe, mając a uwadze przedawnienie zobowiązań podatkowych, o których była mowa ww. pkt 1, 2 i 3.
