Jak co roku, zbliża się wzmożone wręczenie prezentów, spotkań z pracownikami jak i kontrahentami, które to świadczenia na rzecz osoby obdarowywanej generować może u obdarowanego przychód podatkowy (PIT) oraz obowiązek rozliczania podatku (VAT) przez darczyńcę i nie zawsze zakup prezentów będzie kosztem podatkowym (PIT i CIT).
Postaram się w formie przystępnej (mam taką nadzieje) hasłowo poniżej wyjaśnić co i jak:
PIT – koszt podatkowy
Zakup prezentów w tym bonów, kart przedpłaconych można uznać, co do zasady za kosz podatkowy, o ile będą one finansowane ze środków obrotowych podatnika (nie może to być ze środków ZFŚS), oraz będą te prezenty przekazywane kontrahentom z tym, że w ramach akcji reklamowej.
Niestety w przypadku ich przekazywania pracownikom i członkom ich rodzin, zakup prezentów nie może być kosztem podatkowym, bo jak wskazują organy podatkowe „są to korzyści osobiste tych osób a pracownicy zobowiązani są świadczyć pracę niezależnie od prezentów jakie im z własnej woli ofiarowuje pracodawca”.
Wydatki na imprezy wigilijne również mogą być kosztem podatkowym ich organizatora w sytuacji finasowania jak wyżej w tym, gdy zaprasza się członków rodzin pracowników oraz kontrahentów. Z tą jednak uwagą, że należy wykazać motywacyjno-integracyjny ewentualnie jeszcze bezpieczniej, szkoleniowy charakter spotkania – w przypadku pracowniczym.
Co do kontrahentów, należy zadbać o reklamowy a nie reprezentacyjny cel takiego spotkania (ten drugi nie jest kosztem podatkowym). Zalecam możliwość wykazania, że na spotkaniu omawianie były sprawy współpracy, reklamowania produktów, posumowania sprzedaży, przedstawienie planów na kolejny rok itp.
Zwolnieni z PIT
W sytuacji przekazywania ww. prezentów kontrahentom od podatku PIT zwalnia się wartość otrzymanych od świadczeniodawcy nieodpłatnych świadczeń, w związku z jego promocją lub reklamą świadczeniodawcy – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł.
Uwaga!
zwolnienia ww. nie mają zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracowników świadczeniodawcy, lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym (np. umowa zlecenia/o dzieło.
W takich jak wyżej przypadkach doliczamy wartość prezentów do przychodów z tych ww. umów i opodatkowujemy wg. ich rodzajów oraz oskładkujemy. Co do oskładkowania, to o ile będą wewnętrzne regulaminy i będzie to prezent na rzecz pracownika częściowo odpłatny – wówczas nie ma ozusowania.
Można np. ubruttowić taki prezent i obok świadczenia rzeczowego przyznać świadczenie pieniężne, które pozwali na pokrycie należnych podatków od świadczenia głównego i zaliczyć w koszty podatkowe.
Z kolei zwracam uwagę, że ww. zwolnienie PIT (do 200 zł.), nie ma zastosowanie do byłych pracowników i członków rodziny pracownika. Tym osobom byłym pracownikom tak samo członkom rodzin obecnych pracowników a nie samemu pracownikowi wręczyć (obdarować) prezentami i o ile wartość tych prezentów nie będzie przekraczała 200 zł, – wówczas będą one wolne od podatku PIT – z tym, że jak wskazałem ich zakup nie będzie wówczas kosztem podatkowym.
ZFŚŚ
O ile pracodawca prowadzi ZFŚS to prezenty finansowane z tego funduszu na rzecz pracowników do 1 000 zł bez PIT i bez oskładkowania – ale też wydatki na nieponiesione nie mogą być kosztem podatkowym.
Kiedy prezent jest reprezentacją a kiedy reklamą?
W obu ustawach o podatku dochodowym (tak PIT jak i CIT) wskazuje się, że nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Wydatki reprezentacyjne to nic innego jak okazałość, wystawność, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną, w tym czynności mające na celu promocję firmy a więc budowanie jej wizerunku czy to w wśród kontrahentów czy konsumentów – osób fizycznych.
O ile, zatem będziemy przekazywać prezenty (np. w postaci kosza podarunkowego w tym z alkoholem), naszym kontrahentom – co do zasady będziemy mieli do czynienia z reprezentacja, a tym samym – nie stanowi taki zakup kosztu podatkowego.
O ile ten sam kosz podarunkowy będziemy przekazywać, jako dodatek do np. albumu okolicznościowego, a przy tym zarówno album jak i kosz podarunkowy, będą opatrzone naszym logo oraz przymiotnikami wartościującymi nasze wyroby czy świadczone usługi – istnieje wówczas możliwość wykazania, że mamy tu do czynienia z reklamą naszej firmy. Wydatki na reklamę to nasz koszt podatkowy.
Podobnie będzie w przypadku kontrahenta zagranicznego, co potwierdza np. Interpretacja Ogólna Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2013 r., DD6/033/127/SOH/2016/RD-120521, w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów.
Minister Finansów wskazuje co prawda ww. Interpretacji, że polski podatnik powinien wystawić takiemu obcokrajowcowi PIT-8C podając dane tego kontrahenta (z czym jednak nie można się tu zgodzić).
Otóż obowiązek ten jak wskazywałem jest dość niezręczny w przypadku wręczania prezentu kontrahentowi zagranicznemu jak np. obywatelowi Rumunii (bo o takim jest mowa ww. interpretacji), to i tak nie ma obowiązku opodatkowania go w Polsce, z uwagi na art. 23 ust 1 umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania pomiędzy Polską a Rumunią. Identyczne zapisy znajdują się w większości umów o unikaniu podwójnego opodatkowania jakie podpisała Rzeczpospolita Polska. Stąd uwaga MF w tym zakresie nie jest prawidłowa.
Co do alkoholi to również o ile te towary (alkohol) będą przekazywane w ramach akcji promocyjnej podatnika, a więc np. do sprzedawanego towaru będzie dodawana np. butelka alkoholu, wówczas taka butelka zachęcając potencjalnego nabywcę do zakupu innych towarów podatnika, ma za zadanie spowodować wzrost sprzedaży tych towarów, a tym samym będzie kosztem podatkowym. Oczywiście po spełnieniu jeszcze dodatkowych warunków dokumentacyjnych dla prowadzonej akcji promocyjnej.
PIT-8C
Wręczając prezent naszym kontrahentom (os. fiz. nie prowadzącym działalność gospodarczej) o wartości powyżej 200 zł., mamy obowiązek wystawić na koniec roku PIT-8C nawet, jeśli osoba ta nie ma miejsca zamieszkania w Polsce (jest obcokrajowcem)
Abu móc wypełnić PIT-8C, musimy uzyskać od obdarowanego dane potrzebne do jego wypełnienia, co oczywiści jest kłopotliwe i niezręczne. Sposobem na ominiecie tego kłopotliwego obowiązku może być zakup prezentu poza firmą – np. zakupu dokonuje pracownik z własnych środków a pracodawca refunduje mu to w formie premii.
Uwaga!
nie wystawiamy PIT-8C w sytuacji, gdy obdarowujemy współpracującego z nami przedsiębiorcę, bo wówczas to on musi sam wykazać otrzymany prezent, jako przychód z jego działalności gospodarczej (dodatkowy profit z tytułu owocnej współpracy).
Podatek VAT należny od przekazywanych towarów (prezentów)
W świetle przepisów ustawy o VAT, nie jest opodatkowane podatkiem VAT przekazanie pracownikom tak samo klientom, towarów, których jednostkowa cena nabycia lub jednostkowy koszt wytworzenia (bez podatku) określony w momencie przekazywania towaru nie przekracza 10 zł.
Nie jest również opodatkowane VAT przekazanie prezentów ww. osobom, których wartość mieści się w przedziale od 10,01 zł do 100 zł., (100 zł netto to limit roczny) z tym że – pod warunkiem – prowadzenia ewidencji osób obdarowanych.
Uwaga!
o ile w ramach zestawu, obejmującego prezenty o cenie jednostkowej netto do 10 zł., każdy max. łącznie do 100 zł., umieścimy towar przekraczający wartość jednostkową 10 zł, wówczas w celu skorzystania z wyłączenia od opodatkowania VAT takiego nieodpłatnego przekazania prezentu, należy wykazać to w ewidencji osób obdarowanych – analogicznie jak to jest w sytuacji prezentów od 10,01 do 100 zł.
O ile wartość jednostkowa przekazanego prezentu przekroczy 100 zł, tak samo limit roczny przekroczy 100 zł., (cena zakupu bez VAT) lub koszt ich wytworzenia – to podatnik ma obowiązek opodatkować podatkiem VAT wartość nieodpłatnego świadczenia (przekazania prezentu) i będzie musiał np. w przypadku alkoholi ewidencjonować ich przekazanie za pomocą kasy rejestrującej.
Tylko o ile będą to gadżety, materiały reklamowe, wówczas od przekazań nie naliczamy VAT.
Uwaga!
Powyższe dotyczy towarów zakupionych z VAT. O ile zakupujemy prezenty bez podatku VAT tak samo ze środków ZFŚŚ a następnie przekazujemy je nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie pracownikom albo innym osobom upoważnionym do korzystania z Funduszu, to czynności te nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, jak również brak jest prawa do odliczenia VAT.
Możliwość odliczenia podatku VAT zawartego w zakupionych towarach a przekazywanych naszym kontrahentom w ramach prezentów.
W przypadku prezentów, ale tylko dla kontrahentów w sytuacji, gdy wykażemy, że przekazywane prezenty to de facto nasza działania reklamowe, ewentualnie mają one w przyszłości powodować składnie kolejnych zamówień naszych towarów/usług, uznaje się wówczas, że są to działania związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i o ile jest ona opodatkowana powoduje, że możemy odlicza cały podatek VAT zawarty w zakupionych towarach/prezentach.
Nie dotyczy to jednak przekazywania prezentów pracownikom, bo w ich przypadku jak już informowałem, o ile są to ich korzyści osobiste, to nie mogą być kosztem podatkowym, tym samym nie odliczamy podatku VAT od dokonanego zakupu, ale też nie mamy wówczas obowiązku opodatkowania i naliczenia podatku należnego.
Uwaga!
Prawo do odliczenia podatku VAT jak i naliczenia, nie dotyczy zakupu bonów podarunkowych – nie stanowią one dostawy towarów ani świadczenia usług.Opodatkowana będzie sprzedaż “opłacona” bonem.
Zmiana nastąpi 1.01.2019 r., z uwagi na konieczność implementacji przez wszystkie państwa członkowskie UE przepisów o tzw. dyrektywie voucherowej.
Do każdego z powyższych rozwiązań proszę podchodzić z rozwagą, bo jak wiadomo budżet w potrzebie, a tego typu ww. sytuacje mogą wywołać u organów podatkowych niepotrzebną histerie, a wówczas spór interpretacyjny jest nieunikniony.
W razie pytań pozostaję do Państwa dyspozycji.
