Przypominam wszystkim pracodawcom, iż zgodnie z art. 161 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p., są on obowiązani udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.
O ile z jakichkolwiek przyczyn, nie udało się pracownikowi wykorzystać urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym w którym nabył do niego prawo, to zgodnie z art. 168 k.p., pracodawca ma obowiązek udzielić mu takiego urlopu (wysłać na zaległy urlop) i to bez zgody pracownika, nie później niż do 30 września roku następnego.
Ważne, aby pracownik rozpoczął wykorzystywanie zaległego urlopu najpóźniej w dniu 30 września kolejnego roku kalendarzowego.
Nie wysłanie pracownika na zaległy urlop w ww. terminie, może pociągnąć za sobą konsekwencje finansowe dla pracodawcy (od 1 tys. zł kary do 30 tys. zł)
Pracodawca powinien więc dbać, aby pracownik wykorzystał cały przysługujący mu urlop za dany rok (z wyjątkiem tzw. urlopu na żądanie, którego nie obejmuje się planem urlopów i z którego pracownik może skorzystać bez wcześniejszego uzgadniania terminu z pracodawcą).
Ustawowe przypadki, w których może dojść do powstania zaległości urlopowych wymienia k.p. i są to:
- przesunięcie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 164 k.p.),
- przesunięcie urlopu, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 165 k.p.),
- niemożność wykorzystania urlopu z przyczyn wymienionych w art. 166 k.p. (tj. z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy, urlopu macierzyńskiego, a także dodatkowego urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego),
- odwołanie pracownika z urlopu (art. 167 k.p.).
Wymienione wyżej przypadki usprawiedliwiają wykorzystanie urlopu w terminie późniejszym, niż do końca danego roku kalendarzowego.
Dodam tylko że tzw. „urlop na żądanie” (4 dni urlopu w dowolnym okresie roku kalendarzowego), o ile urlop ten nie został wykorzystany w danym roku przez pracownika, nie przechodzi on na następny rok. Pracownikowi nie będzie przysługiwać większa liczba dni urlopu na żądanie w kolejnym roku.
Z kolei o ile pracownik nie wykorzysta urlopu zaległego do 30 września następnego roku, powstaje roszczenia ze stosunku pracy, które to roszczenie przedawni się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/2000, rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego (obecnie z końcem września), jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.).
