Zmieniające się co jakiś czas przepisy dotyczące wykorzystywania i rozliczania zaległych urlopów to prawdziwa zmora księgowych. Biuro rachunkowe musi zawsze podążać za aktualnymi zmianami w przepisach. Oczywiście pracownik również powinien znać przepisy na tyle, by móc egzekwować swoje prawa.
Przepisy dotyczące urlopu
Kwestie związane z zaległymi urlopami pracowników reguluje art. 161 Kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku, w którym ten pracownik uzyskał do niego prawo.
Art. 163 Kodeksu pracy mówi z kolei o planie urlopów. Pracodawca ma prawo w porozumieniu z pracownikami stworzyć taki terminarz, jeżeli go nie sporządza, pracodawca może ustalić termin urlopu w porozumieniu z każdym pracownikiem z osobna. Warto mieć świadomość, że wprawdzie wniosek pracownika, dotyczący terminu urlopu jest istotny, ale ale dla pracodawcy istotne jest również zapewnienie formie możliwości normalnego funkcjonowania. Dlatego właśnie zdarza się, że pracodawca odrzuca wniosek urlopowy pracownika.
Zaległy urlop w praktyce
Oznacza to, że jeżeli pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu, ale do końca roku kalendarzowego, w którym ma go wykorzystać, zużył jedynie 20 dni, kolejne 6 musi wykorzystać do 30 września. Warto też pamiętać, że w tym czasie nabywa prawo do kolejnych dni urlopu, które również muszą być rozliczone w taki sam sposób.
Zgodnie ze wspomnianymi powyżej przepisami pracodawca ma dołożyć starań, by pracownik wykorzystał swój urlop w przysługującym mu terminie. To jego obowiązek, wynikający z Kodeksu pracy. Art. 168 daje jednak pewną możliwość odroczenia urlopu. Jest to jednak rozwiązanie, które nie powinno być nadużywane. Urlop niewykorzystany we właściwym terminie może być wykorzystany w kolejnym roku kalendarzowym, jednak ustawa nakłada na pracodawcę i pracownika pewien obowiązek. Urlop ten musi zostać wykorzystany do dnia 30 września następnego roku.
Kto decyduje o terminie zaległego urlopu?
Pytanie o termin zaległego urlopu jest bardzo zasadne. Jeżeli w jednym roku nie udało się wykorzystać wszystkich dni, a tymczasem dochodzą kolejne wolne dni, do których pracownik ma prawo, może się okazać, że szykują mu się całkiem przyzwoite wakacje. Niestety nie jest to jednak takie proste.
Ewentualne kary, dotyczące niewykorzystania zaległego urlopu, dotykają jedynie pracodawcy. Dlatego zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 roku, to pracodawca ma prawo decydować o terminie wykorzystania zaległego urlopu. Oznacza to w praktyce, że wyznaczenie wolnych dni w terminie od 1 stycznia do 30 września może się odbyć bez zgody pracownika. Nie oznacza to automatycznie, że pracodawca nie może dojść do porozumienia z pracownikiem, jednak w tej sytuacji decyzja ostateczna zależy od tego, kto ponosiłby odpowiedzialność karną, w razie gdyby urlop nie został wykorzystany w tym dodatkowym terminie.
Zaległy urlop to często problem, z którym pracodawcy i pracownikowi trudno sobie poradzić. Przepisy są jednak dość jednoznacznie. Pracodawca może być ukarany grzywną nawet do 30 tysięcy złotych, w przypadku gdy nie wywiąże się ze swojego obowiązku.
