Po powrocie pracownika do firmy z delegacji, trzeba się z nim w odpowiedni sposób rozliczyć. Zasady rozliczania się pracowników z delegacji zostały w szczegółowy sposób opisane w specjalnym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Obejmuje ono zarówno zasady rozliczania się pracowników z podróży służbowej odbywanej na terenie kraju, jak i za granicą.
Termin rozliczenia delegacji i zasady dokumentowania wynikających z niej wydatków
Rozporządzenie określa termin rozliczenia się pracownika z podróży służbowej. Pracownik powinien to uczynić w najszybszym możliwym terminie, nie później jednak niż 14 dni od dnia zakończenia takiej podróży. Rozliczenie następuje w ustalonej przez pracodawcę formie – gotówkowej lub przelewu na konto.
Rozliczając się z delegacji, pracownik powinien przedstawić wszelkie dokumenty, które potwierdzają poniesione wydatki. Do takiej dokumentacji zalicza się w szczególności faktury, rachunki, bilety i paragony. Jeśli nie można przedstawić dokumentu, który potwierdza dany wydatek, aby otrzymać zwrot pieniędzy, pracownik powinien przygotować specjalne, pisemne oświadczenie, w którym opisuje wysokość takiego wydatku oraz podaje przyczyny braku jego udokumentowania. Bardzo ważnym dokumentem stosowanym do rozliczeń delegacji, jest polecenie wyjazdu służbowego. Pracownik wypełnia na nim szczegółowo godzinowy przebieg delegacji wraz z informacją o miejscowościach początkowych i docelowych osiąganych w trakcie takiego wyjazdu. Wypełniony druk polecenia wyjazdu służbowego stanowi podstawę do naliczenia diety w odpowiedniej wysokości, a uzupełniony o specjalne oświadczenia, także wydatków, które są objęte ryczałtem. Jeśli pracownik na swój wniosek, otrzymał zaliczkę gotówkową na wydatki związane z podróżą służbową, musi się z niej także rozliczyć w terminie 14 dni. Najczęściej dokonuje się tego poprzez rozliczenie w kasie za pomocą odpowiedniego dokumentu – KP lub KW.
Dieta i ryczałty przysługujące z tytułu odbycia delegacji krajowych
Pracownik odbywając delegację krajową, w określonych przypadkach nabywa prawo do wypłacenia mu diety. Jest ona zwolniona z opodatkowania i składek ZUS, a jej zadaniem jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia takiego pracownika. Rozporządzenie określa, że stawka diety z tytułu delegacji krajowej standardowo wynosi 30 złotych za dobę. W przypadku zwiększenia wypłacanej stawki diety przez pracodawcę, nadwyżka wypłacana powyżej 30 złotych za dobę podlega opodatkowaniu.
Należność z tytułu diety obliczana jest na podstawie czasu jaki minął od rozpoczęcia podróży (czyli wyjazdu) do powrotu (czyli przyjazdu). W przypadku, gdy podróż służbowa trwa krócej niż dobę i jednocześnie mniej niż 8 godzin, pracownikowi, który ją odbywa, dieta nie przysługuje, w sytuacji gdy taka podróż trwa od 8 do 12 godzin pracownikowi przysługuje 50% diety, natomiast gdy czas podróży w pierwszej dobie delegacji przekroczy 12 godzin – przysługuje mu dieta w pełnej wysokości. W sytuacji podróży służbowej, która przekracza 1 dobę, pracownik otrzymuje dietę w pełnej wysokości, a za rozpoczętą dobę 50% diety – w przypadku maksymalnie 8 godzin delegacji w kolejnej dobie, bądź całą dietę, w przypadku gdy 8 godzin delegacji w kolejnej dobie zostanie przekroczone.
Należy także zwrócić uwagę na to, że pracownikowi dieta nie przysługuje w sytuacji, w której otrzymuje on całodzienne wyżywienie, natomiast gdy pracownik otrzymuje bezpłatnie określone posiłki, dieta jest pomniejszana – o 25% w przypadku zapewnienia bezpłatnego śniadania bądź kolacji i o 50% w przypadku zapewnienia bezpłatnego obiadu.
Pracownikowi z tytułu delegacji krajowej mogą przysługiwać także zwroty w formie ryczałtów. I tak, jeśli nie miał on zapewnionego bezpłatnego noclegu, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety (czyli 45 złotych), za 1 nocleg. Rozporządzenie określa także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, w wysokości 20% diety (czyli 6 złotych).
Podobne zasady rozliczeń zostały określone w stosunku do delegacji zagranicznych. Różnice dotyczą m.in. sposobu naliczenia diety w zależności od liczby godzin przebywania w delegacji zagranicznej, kwot pomniejszenia diety za poszczególne rodzaje bezpłatnych posiłków oraz stawek diety, które są różne dla różnych krajów docelowych.
Jak nie popełnić błędu w trakcie rozliczania delegacji?
Aby nie popełnić błędu w trakcie rozliczania delegacji, warto jest dokładnie prześledzić przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Każda delegacja jest jednak inna i może się zdarzyć, że pojawią się problemy z jej rozliczeniem. Warto wówczas powierzyć rozliczanie delegacji służbowych profesjonalnemu biurze rachunkowemu, takiemu jak Biuro Rachunkowe Kognitariat.
