Nadal otrzymuje dużo zapytań w kwestii jak prawidłowo powinno wyglądać potwierdzenie otrzymania faktury korygującej. Czy np. wysłanie na wskazany znany nam adres e-mail odbiorcy towaru tak samo usługi, stanowi czy nie stanowi udokumentowaną próbę jej dostarczenia, a tym samym na możliwość jej uwzględnia w naszych rozliczeniach (deklaracjach VAT)
Otóż przepis art. 106n ustawy o VAT (obowiązujący od 2014 r.) wskazuje, że o skuteczność doręczenia faktur VAT za pośrednictwem wiadomości e-mail decyduje fakt, że tę formę komunikacji zaakceptował odbiorca faktury. Zrodziła się od razu wątpliwość, czy dotyczy to również doręczenia faktur korygujących.
Jak bowiem czytamy w art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT (również obowiązujący od 2014 r.) na równi ze skutecznym doręczeniem faktury korygującej uznaje się udokumentowaną próbę jej dostarczenia.
Wątpliwość co do udokumentowanej próby dostarczenia listem poleconym faktury korygującej, jeszcze w 2014 została rozwiana i uznaje się, że za udokumentowaną próbę dostarczenia faktury korygującej listem poleconym, wystarczy potwierdzenie jej nadania (a nie odbioru), również w sytuacji, gdy odbiorca nigdy takiej przesyłki nie podejmie. Oczywiście korespondencja listowna musi być przesyłana (zaadresowana) na wskazany np. w umowie zawartej pomiędzy stronami, przy czym adres pocztowy odbiorcy winien być aktualny w KRS tak samo w CEIDG w chwili nadania.
Z kolei co się tyczy potwierdzenia wysyłania faktur korygujących drogą e-mail, tu judykatura i orzecznictwo krystalizowało się jakiś czas, a nie tak dawno rozstrzygnął to definitywnie i jednoznacznie Naczelny Sąd Administracyjny (NSA). W wyroku z dnia 5 lutego 2019 roku (sygn. akt: I FSK 230/17). NSA wskazał, że dla uznania potwierdzenia odbioru faktury korygującej wystarczającym jest (o ile odbiorca nie odpowiada), wygenerowanie przez system komputerowy komunikatu autorespondera.
Oczywiście również i w tym przypadku zadbać należy, abyśmy dysponowali zgodą naszego kontrahenta na możliwość wysyłana na jego adres e-mail, m.in. faktur. Z kolei forma samej zgody, może zostać wyrażona w każdej dopuszczalnej formie prawnej, aby tylko nie budziła wątpliwości co do skuteczność jej złożenia.
Możliwe zatem i prawnie dopuszczalne jest:
- albo zawarcie stosownych zapisów w indywidualnych umowach ze wskazaniem zgody na otrzymywanie faktur VAT za pośrednictwem korespondencji e-mail, w tym faktur korygujących, lub
- można taką informacje zamieścić w regulaminach ogólnie dostępnych, ogólnych warunkach umownych, szablonie zamówień, ofercie handlowej, itp.
