Współcześnie sukces przedsiębiorstwa zależy od wielu czynników. Odpowiednia kadra zarządzająca, oddany firmie personel, wysoka jakość obsługi klienta czy też konkurencyjny produkt – to tylko niektóre elementy, które wpływają na dobrą pozycję przedsiębiorstwa na rynku. Na sukces firmy składają się bowiem również kwestie, które można byłoby określić mianem czysto technicznych, takie jak prawidłowe prowadzenie księgowości.
Zarządzanie ryzykiem podatkowym
Oczywiście możemy robić to samodzielnie – o ile znamy odpowiednie przepisy prawne – lub zatrudnić specjalizującego się w tej dziedzinie pracownika. Coraz więcej firm decyduje się jednak na outsourcing księgowy, czyli przekazanie obsługi rozliczeń kadrowo-podatkowo-płacowych podmiotom zewnętrznym, takim jak biuro rachunkowe Kognitariat. www.kognitariat.com.pl
Taka strategia obniża koszty prowadzenia księgowości, pozwala przedsiębiorcy skoncentrować się na na zasadniczej działalności oraz gwarantuje profesjonalną obsługę. Stanowi również jedną z metod zarządzania ryzykiem, gdyż w razie niejasności prawnych, odpowiedzialność za ewentualne błędy spoczywa na barkach biura rachunkowego. Zanim jednak, pełni optymizmu, udamy się, aby podpisać umowę z podmiotem zewnętrznym, który zajmie się naszą księgowością, musimy sprawdzić kilka istotnych kwestii. Dzięki temu unikniemy nieporozumień lub przykrych niespodzianek w postaci wizyty poborcy skarbowego.
Podstawowe informacje
Przed rozpoczęciem współpracy warto w sposób wszechstronny i dokładny zbadać interesujące nas biuro rachunkowe. Możemy to zrobić za pomocą Internetu bądź kontaktując się z innymi klientami podmiotu, zasięgając ich opinii. Duże znaczenie ma jego renoma, na którą składa się przede wszystkim zdolność do wywiązywania się z powierzonych obowiązków, doświadczenie oraz to, jak długo funkcjonuje na rynku. Jednak sama weryfikacja on-line nie wystarczy. Aby zbadać legalność działania biura, należy poprosić pełnomocnika biura o przedstawienie dokumentów rejestracyjnych. Warto również dowiedzieć się, czy zatrudnia ono specjalistów posiadających certyfikat księgowy wydany przez Ministerstwo Finansów, potwierdzający kwalifikacje zawodowe.
Dodatkowo każde biuro rachunkowe zobowiązane jest do wykupienia ubezpieczenia OC. Również i o ten dokument należy poprosić podczas spotkania z przedstawicielami biura. W tym wypadku warto zwrócić uwagę na sumę gwarancyjną – im wyższa, tym większe szanse, że straty, które ponieśliśmy w wyniku pomyłki księgowego, zostaną przez biuro w pełni zrekompensowane. Podczas rozmowy wstępnej warto zweryfikować również, czy stosowane przez biuro programy księgowe do obsługi klienta posiadają licencję.
Zakres i cena usług
Zanim zdecydujemy się na podpisanie umowy z biurem rachunkowym, warto dokładnie ustalić zakres świadczonych usług i wynikającą z tego cenę. Jej wysokość zależy jednak nie tylko od wachlarzu czynności, jakimi biuro zajmie się w naszym imieniu, ale również od formy prawnej i rodzaju prowadzonej działalności czy też liczby zatrudnianych pracowników.
Warto również sprawdzić ilość dokumentów, jaka jest przez biuro księgowana w ramach miesięcznego wynagrodzenia, które będziemy uiszczać oraz jakie czynności realizowane są za dodatkową opłatą. Dzięki temu unikniemy nieprzyjemnych niespodzianek. Naszą czujność powinny budzić wszelkie oferty o bardzo atrakcyjnych cenach. W ten sposób niektóre biura rachunkowe chcą bowiem poprawić podupadającą kondycję finansową. Może to oznaczać również, że priorytetem tego podmiotu jest ilość, a nie jakość obsługi.
Umowa zabezpieczająca interesy obydwu stron
Kolejną czynnością przed podpisaniem umowy jest jej uważne przeczytanie. Jeżeli jakieś sformułowania są dla nas niejasne, o ich wyjaśnienie i interpretację należy poprosić przedstawiciela biura rachunkowego. Warto również dokładnie sprawdzić, czy umowa precyzyjnie określa zasady współpracy i reguluje między innymi takie kwestie jak termin i sposób dostarczania dokumentów oraz miejsce ich przechowywania czy też zakres odpowiedzialności biura rachunkowego i możliwości jej wyłączenia w razie dostarczenia przez zleceniodawcę fałszywych dokumentów. Warto pamiętać, że umowa powinna w równym stopniu chronić interesy obydwu stron.
Outsourcing usług księgowych może okazać się dla przedsiębiorcy rozwiązaniem korzystnym ekonomicznie. Jednak przed podpisaniem umowy powinniśmy zwrócić uwagę na omówione czynniki. Z pewnością zaowocuje to długotrwałą współpracą z wybranym biurem rachunkowym.
