Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych pobytem w tej innej miejscowości tak samo z podróżą służbową (popularnie zwaną delegacja służbową) do tej miejscowości.
Problem w odróżnieniu czy mamy do czynienia z delegacją służbową czy oddelegowaniem, polega na tym, że nie istnieje żadne prawne i oczywiste kryterium rozróżniające wyjazdy krótkie od długich.
Przy delegacji należą się diety, ryczałty za nocleg, zwrot za bilety i inne uzasadnione koszty.
W przypadku oddelegowania pracownika do innej miejscowości, może on oczekiwać jedynie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, i to pod warunkiem że tą inną miejscowością nie jest jego miejsce zamieszkania.
Często można spotka się z informacją, iż delegacja (podróż służbowa) może trwać do 3 miesięcy, co ma niejako potwierdzać przepis art. 42 par 4 kodeksu pracy, zgodnie z którym wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.
Organa podatkowe uznają jednak co do zasady, że podróż służbowa nie może trwać dłużej niż miesiąc i uznają to na podstawie art. 77(5) par 2 k.p., oraz rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U.2013.167).
Wyróżniamy podróż służbową oraz oddelegowanie które mogą mieć miejsce na terenie kraju oraz poza granicami kraju.
1. Podróż służbowa (delegacja) nie powinna trwać dłużej niż do 31 dni (miesiąc), bo powyżej miesiąca, możemy mieć do czynienia z oddelegowanie pracownika, a to zmienia wówczas sposób rozliczania takiego pracownika. Należy mieć tu na uwadze że organa podatkowe mogą próbować zakwestionować pobyt powyżej miesiąca jako delegacje.
a. Pracownikowi w podróży służbowej, przysługują diety oraz zwrot kosztów za przejazd, dojazd środkami komunikacji miejskiej, noclegów innych niezbędnych udokumentowanych wydatków i zaakceptowanych przez pracodawcę wg uzasadnionych potrzeb pracownika czy sytuacji w której się znalazł.
b. W przypadku podróży krajowych kwota diety obecnie to 30 zł, z tym że zmniejsza się ją o ile pracownik ma zapewnione posiłki śniadanie – 25% diety, obiad – 50% diety, kolacja – 25% diety.
c. Zwrot za nocleg dokonuje się wg faktur (rachunków), jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową, niż dwudziestokrotność stawki diety a więc max 600 zł (20 x 30 zł), z tym że w uzasadnionych przypadkach pracodawca, może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu ponad ww. limit – pod warunkiem że pracownik udokumentuje wydatek rachunkiem (fakturą).
d. O ile pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu oraz pracownik nie przedłożył żadnego rachunku za nocleg, wówczas przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety a więc 45 zł. Ryczałt ten przysługuje tylko o ile nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7 rano.
e. Pracownikowi przysługuje również kwota ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej a więc 6 zł
f. O ile pracownik przebywa w podróży służbowej dłużej niż 10 dni, przysługuje mu dodatkowo zwrot kosztów powrotu do domu (miejscowości pobytu stałego lub czasowego) i z powrotem, za przejazd w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę.
2. Przy przypadku podróży zagranicznej kwota diety zmniejsza się o ile pracownik ma zapewnione posiłki śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja – 30% diety
a. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe i wówczas dla każdego z nich stosuje się stawkę dla danego państwa obowiązująca.
b. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu przewidzianego dla danego kraju. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu, a także, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.
c. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
d. Uwaga: ryczałty powyższe w podróży zagranicznej nie przysługują, jeżeli pracownik odbywa podróż zagraniczną pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym); strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy; pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są wymienione ryczałty.
e. O ile pracodawca będzie zwracał kwoty wyższe niż te wynikające z ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, to będą one dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, które trzeba będzie opodatkować i składkować, co wynika z art. 21 ust 1 pkt. 16 ustawy o PIT oraz par 2 ust 1 pkt. 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
3. Z oddelegowaniem do innego miejsca pracy, mamy jak wzywałem, do czynienia w sytuacji gdy pracodawca wyznacza pracownikowi do wykonania zadanie służbowe i będzie ono trwało dłużej niż miesiąc (spór trawa czy może to być powyżej trzech miesięcy)
a. W przypadku oddelegowania pracownika mamy taką o to sytuacje, że pracodawca nie ma obowiązku wypłaty diet. Pracownik po prostu nie nabywa prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowych. Wykonuje on pracę w miejscu pracy określonym w umowie. Z kolei o ile miejsce tej pracy takiego pracownika znajduje się poza jego miejscem zamieszkania,pracownikowi przysługują jedynie podwyższone koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
b. Z kolei w przypadki oddelegowania na terytorium innego Państw niż RP i dłużej niż 183 dni w roku podatkowym, nieprzekraczający jednak co do zasady 24 miesięcy, powoduje że takiemu pracownikowi pracodawca musi dostosować warunki jego pracy i płacy do poziomu obowiązującego w kraju delegowania, chyba że warunki zatrudnienia w Polsce są równorzędne lub korzystniejsze niż w kraju delegowania. Co do zasady pracodawca musi wypłacać co najmniej minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym kraju.
