W toku wykonywania działalności gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca lub pracownik firmy zmuszony jest wyjechać w delegację w celu chociażby przeprowadzenia ważnej rozmowy, podpisania kontraktu, odbioru dokumentów czy załatwienia innych istotnych dla firmy spraw. Delegacja może odbywać się na terenie kraju, ale często, szczególnie w dużych firmach realizujących międzynarodowe kontrakty, istnieje konieczność wysłania jej przedstawicieli w delegację zagraniczną. Delegacja wiąże się z podwyższonymi kosztami wyżywienia i innymi drobnymi wydatkami, dlatego w ramach ich rekompensaty osobie, która odbywa podróż zagraniczną przysługuje świadczenie pieniężne w postaci diety, która jest zwolniona z opodatkowania i składek ZUS.
Jakie przepisy należy stosować przy rozliczaniu delegacji zagranicznych?
Przepisy dotyczące delegacji zagranicznych zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Chociaż nie zostało to określone w nazwie rozporządzenia, te przepisy znajdują zastosowanie także w stosunku do przedsiębiorstw sektora prywatnego. W toku ich stosowania należy pamiętać nie tylko o naliczeniu w prawidłowy sposób diety, ale także o zwrocie innych należności.
Jak ustalić wysokość diety w delegacji zagranicznej?
Przy ustalaniu wysokości diety przysługującej z tytułu odbycia delegacji zagranicznej w pierwszej kolejności należy ustalić czas tejże podróży. Różni się on w zależności od rodzaju wykorzystanego do tego celu środka komunikacji. I tak, w przypadku podróży odbywanej drogą lądową (np. samochodem, autobusem czy koleją), czas podróży zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę, do chwili jej ponownego przekroczenia w czasie powrotu do domu. Inaczej jest w sytuacji podróży odbywanej środkiem komunikacji lotniczej lub morskiej. Jeśli chodzi o podróż lotniczą, jej czas obejmuje bowiem okres od startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju rozpoczęcia lotu do czasu lądowania w drodze powrotnej, natomiast w przypadku podróży odbywanej drogą morską – od wyjścia statku lub promu z ostatniego polskiego portu do wejścia statku lub promu do polskiego portu, w trakcie podróży powrotnej.
Jeśli chodzi o wysokość przysługującej diety w pełnej wysokości dobowej, została ona określona w załączniku do rozporządzenia. Różni się ona w zależności od kraju będącego miejscem docelowym delegacji zagranicznej. Np. w przypadku Niemiec jest to 49 euro na dobę, a w przypadku Wielkiej Brytanii – 35 euro na dobę. Należy także pamiętać o zasadach określania diety cząstkowej. I tak, za każdą pełną dobę delegacji zagranicznej przysługuje cała dieta, za niepełną dobę odbytej podróży, do 8 godzin – 1/3 diety, od 8 do 12 godzin – 1/2 diety, natomiast powyżej 12 godzin – cała dieta. Przy czym dieta ulega obniżeniu jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne wyżywienie – o 15% diety – w przypadku zapewnienia śniadania, o 30% diety – w przypadku zapewnienia obiadu i o 30% diety – w przypadku zapewnienia osobie będącej w delegacji kolacji.
Jakie inne należności przysługują z tytułu delegacji zagranicznej?
Delegacje zagraniczne bardzo często wiążą się z koniecznością nocowania w innym kraju, stąd przedsiębiorcy lub pracownikowi firmy przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem, nie przekraczającej jednak maksymalnego limitu kwotowego określonego odrębnie dla każdego kraju w załączniku do rozporządzenia. W przypadku braku przedłożenia rachunku lub faktury za nocleg, osobie, która odbyła podróż zagraniczną przysługuje ryczałt w wysokości 25% kwoty określonej limitem dla danego kraju. Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje natomiast w sytuacji, gdy pracownikowi bezpłatny nocleg zapewnił pracodawca lub strona zagraniczna. Oprócz zwrotu kosztów noclegu, osobie odbywającej podróż zagraniczną przysługuje także ryczałt w wysokości 10% diety, za każdą dobę rozpoczętej podróży służbowej, na dojazdy środkami komunikacji miejskiej i ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu na miejsce, w wysokości całej diety lub 50% (w przypadku ponoszenia kosztów dojazdu wyłącznie w jedną stronę). Ten ostatni zwrot przysługuje pracownikowi, o ile nie odbywa podróży prywatnym lub służbowym samochodem, a także o ile nie został mu zapewniony bezpłatny dojazd.
Zagadnienie delegacji zagranicznych jest bardzo skomplikowane i może nastręczyć wielu trudności. Dlatego przy naliczaniu diety i rozliczaniu poniesionych przez przedsiębiorcę lub pracownika wydatków, warto jest zwrócić się o pomoc do profesjonalnego biura rachunkowego, takiego jak np. Biuro rachunkowe Kognitariat. Dzięki temu można zyskać pewność, że wydatki delegacyjne zostaną rozliczone w zgodzie z obowiązującymi przepisami.
