Ustawodawca dokując zmian w systemie wydawania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy, postanowił, że od 1 stycznia 2016 r., przekazywane będą płatnikom składek tj. podmiotom zatrudniającym i rozliczającym składki za więcej niż 5 osób w formie elektronicznej (e-ZLA). Zobowiązał przy tym te podmioty, do utworzenia profilu informacyjnego ePUAP w ZUS.
Na ePUE będzie wydzielone specjalne miejsce, w którym będą widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane na profil płatnika. Istotne jest również to, że pracodawca będzie mógł drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnienia.
Płatnicy, którzy będą posiadali utworzony profil informacyjny, będą obowiązani utrzymać go nawet, w przypadku zmniejszenia ilości poniżej 5 osób.
Płatnik składek a więc pracodawca, ma obowiązek założenia tego profilu od 1 stycznia 2016 r., z tym że powinien już w 2015 r., rozpocząć procedurę jego zakładania, tak aby od 1 stycznia 2016 r. dysponować profilem ePUAP w ZUS.
Dodatkowo taki płatnik, jest zobowiązany poinformować swoich ubezpieczonych na piśmie, o ustaniu obowiązku dostarczania zwolnień lekarskich w dotychczasowej formie (a wiec papierowej).
O ile nie zdecydujemy się na założenie w 2016 profilu na ePUE w ZUS, to do końca 2016 r., mamy obowiązek poinformowania podwładnych na piśmie, o konieczności dostarczania wydruku zaświadczenia lekarskiego, również gdy lekarz wystawi je w formie elektronicznej. Pracownik będąc u lekarza zawsze będzie miał prawo zażądać wydruku e-ZLA jako potwierdzenia wystawienia zwolnienia.
Tylko o ile pracodawca, będzie miał założony profil ePUE, pracownik nie będzie musi odbierać zaświadczenia od lekarza i przynosić pracodawcy, bo zwolnienie trafi na elektroniczne konto pracodawcy na profil na ePUE.
Procedura w tym przypadku będzie taka, że po otrzymaniu zwolnienia przez płatnika (właśnie poprzez profil ePUAP), przekazuje je dalej do podmiotu zajmującego się jego rozliczeniami wobec ZUS (tu działu kadr, księgowej czy biura księgowego), w celu zaewidencjonowania i dokonania stosownych naliczeń.
Posiadanie ww. profilu ePUAP stanie się koniecznością od 2018 r., gdyż od 1 stycznia 2018 r., nie będzie już wystawianych zwolnień papierowych, przynajmniej taki obecnie jest kształt tej ustawy.
Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066) zostaną wprowadzone zmiany w zakresie przekazywania płatnikom zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy.
- art. 58 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 159) – dalej u.ś.p. art. 47a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121) – dalej u.s.u.s.
