Niektórzy pracodawcy w ramach motywacji pracowników wykupują dla nich i przekazują bezpłatnie różne świadczenia. Mogą to być na przykład karty rabatowe umożliwiające korzystanie z wielu placówek świadczących różne usługi z zakresu: sportu, rozrywki, czy edukacji. Zakup kart jest dla firmy kosztem, który powinien zostać rozliczony. W opinii Naczelnego Sądu Administracyjnego, taki zakup podlega rozliczeniu VAT, pod warunkiem, że zostaną spełnione pewne warunki.
Karta Benefit pracownika
Pracodawca w ramach systemu świadczeń może przekazać pracownikowi kartę rabatową, dzięki której będzie mógł skorzystać z wielu usług świadczonych na wysokim poziomie za niższą cenę. Koszt zakupu karty w całości lub w części pokrywa pracodawca.
Finansowanie świadczenia zakupu karty
Środki na zakup mogą być finansowane z różnych źródeł. Mogą pochodzić z własnych zasobów firmy lub mogą zostać przekazane z funduszu świadczeń socjalnych. Ich wybór zależy od kilku czynników:
- potrzeb pracodawcy,
- potrzeb pracowników,
- rodzaju budżetu.
Pojawiające się wątpliwości
Firmy często mają szereg wątpliwości czy prawidłowo rozliczają transakcje zakupu kart. Największy problem występuje na poziomie podatku VAT, zwłaszcza w sytuacji, kiedy świadczenie finansowane jest ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W tym przypadku pracownicy najczęściej partycypują w nabyciu karty (kiedy pieniądze przez nich wpłacone na pokrycie części zakupu z powrotem trafiają na konto ZFŚS).
Opodatkowanie usługi podatkiem VAT
Z definicji opodatkowaniu VAT na terenie Polski podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. Przy czym świadczeniem usług jest każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, prawnej, bądź jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, które stanowi dostawy towarów, jak między innymi:
- przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na to, czy są one przedmiotem dokumentu ustanawiającego tytuł prawny,
- nieodpłatne świadczenie, niebędące dostawą, na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług, pod warunkiem, że nie są one związane z prowadzonym przedsiębiorstwem.
Zależność pomiędzy świadczeniem z ZFŚS, a podatkiem VAT
Zgodnie z przepisami wynikającymi z Ustawy o ZFŚS, pracodawca przekazując pracownikom środki z konta Funduszu nie robi tego z własnej inicjatywy, a jedynie z obowiązku, który został na niego nałożony ustawą. Pamiętajmy, że środki pochodzące z ZFŚS nie wchodzą w skład majątku firmy. Pracodawca ponosi koszty związane z administracją, ale nie pobiera za tę czynność żadnego wynagrodzenia.
Środki, które wpływają od pracowników na konto funduszu w ramach przekazania za wykupiony benefit powiększają masę funduszu. Nie stanowią majątku pracodawcy. Co więcej nie ma on prawa dysponować powyższymi środkami w żaden sposób, a tym bardziej korzystać z nich w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Środki muszą być przeznaczone na wcześniej ustalone cele, głównie socjalne. Z tego powodu pracodawca w danym zakresie nie może rozliczać podatku VAT, który jak już wcześniej zostało napisane jest związany z prowadzeniem działalności gospodarczej, a w tym przypadku mówimy o działalności socjalnej.
Czynność może być opodatkowana podatkiem VAT tylko wtedy, kiedy jest wykonywana przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą. W sytuacji, kiedy pracodawca obciąża swoich pracowników częściowo zakupem benefitu, to taka czynność nie jest objęta opodatkowaniem VAT, ponieważ nie nosi ona znamion działalności gospodarczej. Poza tym nie mamy tutaj do czynienia ze sprzedażą, ani częściową odsprzedażą usługi na rzecz pracownika.
Zakup benefitu ze środków obrotowych firmy
Jeżeli pracodawca kupił swoim pracownikom benefit ze środków obrotowych firmy i przekazał go nieodpłatnie pracownikom, to może w całości uwzględnić VAT, który został wykazany na fakturze. Ciąży na nim obowiązek opodatkowania darmowego przekazania kart pracownikom. Mówi o tym art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT (nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste).
Podsumowanie
Zakup przez pracodawcę dodatkowych świadczeń dla pracowników podlega opodatkowaniu VAT pod warunkiem, że środki na ten cel pochodziły ze środków własnych firmy i zostały przekazane nieodpłatnie pracownikom.
W sytuacji, kiedy zakup benefitu był sfinansowany ze środków pochodzących z ZFŚS i część z nich z powrotem trafiła na konto funduszu (zwrot przez pracownika), to taka czynność nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.
